Fason Kalite Raporunda Ne Olmalı?

Kısa cevap: Fason kalite raporu, bir partinin hangi kapsamda, hangi örneklem planıyla ve hangi sonuçla kontrol edildiğini tek belgede kanıtlayan kayıttır. İçinde parti kimliği, giriş ve çıkış adedi, işlem kapsamı, örneklem seviyesi, sınıf bazında kusur dökümü, ölçü ve tarama sonuçları, tarih ve sorumlu imzası bulunur. Bu alanlardan biri eksikse rapor kanıt değil, özet olur.

Rapor neyi kanıtlamak için yazılır?

Bir kalite raporu “iş iyi geçti” demek için yazılmaz. Üç ayrı soruya cevap vermek için yazılır: hangi mal, hangi yöntemle, hangi sonuçla kontrol edildi.

Bu üç sorunun cevabı raporda yoksa belge tartışma anında işe yaramaz. Altı ay sonra bir iade geldiğinde sorulacak soru “kontrol yaptınız mı” değildir; “hangi partide, kaç adet çektiniz, kaç hata çıktı” olur.

Rapor aynı zamanda bir devir belgesidir. Malın sorumluluğu atölyeden çıkıp müşteriye geçerken, geçişin hangi durumda gerçekleştiğini yazan tek kayıt odur. Bu yüzden rapor partinin arkasından değil, partiyle birlikte gider.

Örnekleme raporunun kendi hesap mantığını — kod harfi, örneklem büyüklüğü, kabul eşiği — AQL rehberinde ayrıntılandırdık. Burada anlatılan, son işlem partisini kapatan raporun tamamıdır.

Atölye raporunda hangi alanlar bulunmalı?

Aşağıdaki tablo, bir fason son işlem raporunun taşıması gereken alanları ve her alanın neyi kanıtladığını gösterir. Konu, atölyenin partiyle birlikte verdiği kendi raporudur. Üçüncü taraf denetçinin yazdığı rapor ayrı bir belgedir ve PASS, FAIL veya HOLD kararıyla kapanır; onun bölümlerini denetim raporu nasıl okunur yazısında açtık.

Alan	Ne yazılır	Neyi kanıtlar
İş emri / parti numarası	Atölyenin verdiği tekil numara	Raporun hangi fiziksel partiye ait olduğu
Müşteri ve alıcı	Faturayı alan firma ve varsa nihai marka	Zincirdeki muhatabın kim olduğu
Model, renk, beden dökümü	Model kodu, renk adı, bedenlere göre adet	Partinin içeriği; asorti kontrolünün dayanağı
Giriş adedi ve tarihi	İrsaliyeyle teslim alınan toplam adet	Sayım mutabakatının başlangıç noktası
İşlem kapsamı	Ütü, iplik temizleme, kontrol, etiket, katlama, koli	Hangi işin yapıldığı ve hangisinin yapılmadığı
Kontrol yöntemi	Tam tarama mı, örnekleme mi; kalem bazında	Sonucun hangi yöntemden geldiği
Örneklem planı	Standart, kontrol seviyesi, AQL, örneklem adedi	Kararın istatistiksel dayanağı
Kabul ve ret sayıları	Plana göre izin verilen ve bulunan kusur sayısı	Kabul kararının nasıl verildiği
Kusur dökümü	Hata tipi × sınıf (kritik, majör, minör) × adet	Sorunun nereden geldiği
Ölçü kontrol sonucu	Ölçülen nokta, spec değeri, bulunan değer, sapma	Ürünün beden etiketine uyduğu
Metal tarama kaydı	Taranan koli ve adet, sinyal veren adet, sonuç	Güvenlik kontrolünün fiilen yapıldığı
Çıkış adedi ve fark	Sevke hazır adet; giriş ile arasındaki fark	Mal dengesinin kapandığı
Fark kalemleri dökümü	Rötuş, numune, iskarta, ikinci kalite, iade	Kayıp adedin nereye gittiği
Fotoğraf eki	Kusur yakın çekimi, konum, parti kimliği karesi	Sınıflandırmanın görsel dayanağı
Tarih, saat, sorumlu imzası	Kontrolün ne zaman, kimin sorumluluğunda yapıldığı	Kaydın doğrulanabilirliği

Tablo uzun görünür ama tek sayfaya sığar. Ağırlık alan sayısında değil, her alanın bir kayda dayanmasındadır.

Parti kimliği neden ilk satırda durur?

Çünkü rapor, kendisini bir mal yığınına bağlayamıyorsa hiçbir şey kanıtlamaz. Parti numarası, kâğıt ile fiziksel malı birbirine kilitleyen tek alandır.

Kimlik satırı yalnız numaradan ibaret değildir. Model kodu, renk ve beden dökümü aynı satır grubunda durur. Bunun pratik nedeni şudur: bir modelde üç renk varsa ve kusur yalnız bir renkte toplanmışsa, bu ancak renk kırılımı yazıldığında görülür.

Beden dökümü ayrıca asorti kontrolünün dayanağıdır. Koli içeriğinin siparişe uyup uymadığı, ancak beden bazında adet yazıldığında doğrulanabilir. İhracat partilerinde bu satır doğrudan çeki listesiyle karşılaştırılır; ayrıntısını ihracat paketleme ve çeki listesi yazısında açtık.

Giriş, çıkış ve fark satırı ne anlatır?

Bu üç satır, raporun en çok okunan ama en az anlaşılan bölümüdür. Anlattığı şey kalite değil, mal dengesidir.

Giriş adedi irsaliyeyle teslim alınan sayıdır. Çıkış adedi sevke hazır hâle gelen sayıdır. Aradaki fark sıfır değilse, farkın nereye gittiği yazılmak zorundadır.

Farkın meşru kaynakları bellidir ve her biri raporda kendi satırında durur:

• Rötuşa ayrılan adet — düzeltme sonrası partiye dönebilir, dönerse tarih düşülür
• Numune ve ilk parça — ayar ve onay için ayrılır, çıkış adedine girmez, ayrı gönderilir
• İkinci kaliteye ayrılan adet — satılabilir ama parti dışıdır, ayrı kolilenir
• İskarta — işlem sırasında geri dönüşsüz hasar; fire satırına sebebi ve fotoğrafıyla yazılır
• İade edilen adet — müşteriye geri gönderilir, gerekçesi yazılır

Kalemlerin tamamını ve her birinin çıkış adedine etkisini adet mutabakatı ve fire yazısında tabloya bağladık. Meşru olmayan tek şey açıklanmamış farktır. “Sayımda eksik çıktı” bir gerekçe değildir; sayım farkı raporda bir satır olarak durur ve kapatılana kadar parti kapanmaz. Bu disiplinin akış içindeki yerini nasıl çalışırız sayfasında adım adım gösterdik.

Örneklem planı yazılmadıysa rapor ne kaybeder?

Dayanağını kaybeder. Örneklem planı yazılmamış bir rapor, “baktık, iyiydi” cümlesinin uzun hâlidir.

Planın raporda görünmesi gereken dört parçası vardır: hangi standart (ISO 2859-1), hangi kontrol seviyesi (genellikle GIL II), hangi AQL seviyesi ve buna karşılık gelen örneklem adedi. Dördü birlikte yazıldığında kabul kararı yeniden hesaplanabilir hâle gelir.

Yeniden hesaplanabilirlik, raporun kanıt değeridir. Alıcı aynı tabloyu açıp aynı sayıya ulaşabiliyorsa rapor tartışılmaz. Ulaşamıyorsa rapor bir görüş bildirimine dönüşür.

Yöntemin kalem bazında değiştiği partilerde bu satır iki kere önem kazanır. Gövde örneklemle, güvenlik kalemleri tam taramayla kontrol edilmişse rapor bunu ayrı gösterir. İki katmanın nasıl kurulduğunu %100 kontrol mü AQL mi yazısında karşılaştırdık. Kusurların hangi sınıfa girdiği ise ayrı bir mutabakat konusudur: kritik, majör, minör ayrımı raporun diline doğrudan yansır.

Rapor ne zaman işe yaramaz?

Bir rapor biçimsel olarak eksiksiz görünüp yine de hiçbir şey kanıtlamayabilir. Aşağıdaki altı durumda rapor fiilen geçersizdir.

Eksik	Neden geçersiz kılar
Parti numarası yok	Rapor hangi mala ait, doğrulanamaz
Tarih ve saat yok	Kontrolün üretimden önce mi sonra mı yapıldığı bilinmez
İmza veya sorumlu adı yok	Kaydı kimin doğruladığı belirsizdir
Örneklem planı yazılmamış	Kabul kararı yeniden hesaplanamaz
Kusur yalnız toplam sayı olarak verilmiş	Sınıf ayrımı yoksa kabul-ret kararı dayanaksızdır
Giriş ve çıkış adedi tutmuyor, fark açıklanmamış	Mal dengesi kapanmamıştır

Yedinci ve en sinsi durum listede yer almaz çünkü biçimsel değildir: sonradan doldurulmuş rapor. Kontrol sırasında tutulmayıp gün sonunda hatırlanarak yazılan kayıt, biçimsel olarak eksiksiz görünür ama hiçbir şey kanıtlamaz. Denetçinin ilk baktığı şey de budur; aynı kalemle, aynı anda doldurulmuş bir defter kendini ele verir.

Alıcıya giden rapor ile iç kayıt nasıl ayrılır?

İki belge aynı verinin farklı derinlikteki hâlidir. Karıştırıldığında iki yönlü sorun çıkar: alıcı gereksiz ayrıntıda boğulur ya da atölye kendi izini kaybeder.

Kayıt	Kim okur	Ne içerir
Parti raporu	Müşteri, marka, denetçi	Kimlik, kapsam, plan, sonuç, döküm, fotoğraf, imza
İç kontrol kaydı	Atölye ekibi	İstasyon bazında saatlik kayıt, operatör notu, rötuş fişi
Ekipman kaydı	Kalite sorumlusu, denetçi	Dedektör doğrulama defteri, ütü ısı kontrolü, sayım tutanağı

İç kayıt, raporun arkasındaki hammaddedir. Rapora yalnız sonuç girer; ama sonuç sorgulandığında iç kayıt açılır. Bu yüzden ikisi aynı parti numarasına bağlanır.

Ekipman kayıtları üçüncü bir katmandır ve parti bazlı değil, süre bazlıdır. Metal dedektörün o gün gerçekten çalıştığını gösteren kayıt bu katmandadır; işleyişini metal dedektör doğrulaması yazısında anlattık. Sosyal uygunluk tarafında istenen kayıtlar ise bambaşka bir kümedir; onları BSCI’da fason atölye bildirimi yazısında ele aldık.

Rapor ne kadar süre saklanır?

Saklama süresini alıcı şartnamesi belirler. Marka manüellerinde çoğunlukla sipariş kapanışından sonra belirli bir süre kayıtların erişilebilir tutulması istenir; süre markadan markaya değişir ve şartnamede yazılıdır.

Pratikte iki kural işi kurtarır. Birincisi, kaydı parti numarasına bağlamak: dosya adı parti numarasıyla başlarsa arama sorunu ortadan kalkar. İkincisi, fiziksel ve dijital nüshayı birlikte tutmak — imzalı sayfanın taranmış hâli, sonradan doldurma şüphesini de kapatır.

Bizim tarafımızda rapor, kalite kontrol kapsamındaki her partiyle birlikte çıkar; örnekleme yapılan partilerde AQL planı rapora aynen yazılır. Ölçü kontrolü yapılan partilerde ölçüm noktaları ve tolerans satırı eklenir; terimin karşılığını ölçü tablosu sayfasında tanımladık. Alıcınızın şablonu varsa onunla, yoksa ürün grubunuza uygun bir taslakla başlarız — değişmeyen tek şart, raporda yazan her sayının bir kayda dayanmasıdır.